Vanaf 2011 treedt de werkkostenregeling in werking. Daarmee wijzigen de fiscale regels voor vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Een inventarisatie van de huidige vergoedingen- en verstrekkingen en een heroverweging van het vergoedingenbeleid binnen uw organisatie is hiervoor noodzakelijk. Evenals de aanpassing van uw financiële administratie. Bestaande afspraken met de Belastingdienst over onbelaste kostenvergoedingen kunnen (deels) komen te vervallen.

Meer over de hoofdlijnen van de nieuwe regeling leest u hieronder. Wilt u meer informatie over de regeling of over onze speciale Werkkostenscan? Neem dan contact op met een van de adviseurs van de Adviesgroep Personeel & Salaris of uw contactpersoon bij Meeuwsen Ten Hoopen.

Hoofdregel werkkostenregeling
Het loonbegrip wordt in de werkkostenregeling verruimd. Alle vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de dienstbetrekking worden gerekend tot het loon. Dit geldt ook voor vergoedingen en verstrekkingen waarbij een beloningselement of voordeel ontbreekt, bijvoorbeeld de vaste telefoon en planten op kantoor. Wanneer er geen verband is met de dienstbetrekking dan behoort een vergoeding of verstrekking niet tot het loon. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een rouwkrans of fruitmand aan een zieke werknemer. Deze worden gegeven vanwege wellevendheid, sympathie, etc. en niet vanwege het feit dat iemand werkgever is.

Forfait
Onder de nieuwe regeling kan de werkgever vergoedingen en verstrekkingen aanwijzen die onder een forfaitaire vrijstelling vallen van 1,4% van de fiscale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen). Dit forfait wordt waarschijnlijk nog verhoogd tot 1,5%. Het betreft de loonsom uit tegenwoordige dienstbetrekking. Indien het totaal van de vergoedingen boven het budget van 1,4% van de loonsom uitstijgt, dient het meerdere belast te worden via eindheffing. Hiervoor geldt een eindheffingspercentage van 80% (ter vergelijking: 42% gebruteerd is 72,4% en 52% gebruteerd is en 108,30%).

Eindheffing betekent dat op niveau van de werkgever wordt geheven. Dat wil zeggen dat de werknemer niets ziet, en dat het loon geen grondslag is voor de premies werknemersverzekeringen. In het nieuwe systeem is het fiscaal niet meer nodig om vergoedingen en verstrekkingen op werknemersniveau bij te houden. Dit geldt niet voor vergoedingen en verstrekkingen die niet zijn aangewezen en daardoor behoren tot de arbeidsbeloning van de werknemer zelf.

Een aantal posten wordt uitgezonderd van het forfait, zoals de bijtelling voor de auto van de zaak en de dienstwoning. Deze posten blijven tot het loon van de werknemer behoren.

Nihil/lage waardering verstrekkingen
Een aantal verstrekkingen zullen voor het forfait worden gewaardeerd op nihil of tegen lage waarde. Zij vallen wel binnen het forfait, maar nemen door het bedrag van hun waardering geen of minder ruimte in. Concrete waarderingsregels volgen nog.

Een aantal posten is al bekend gemaakt. Een belangrijke post is de inrichting van de werkplek op kantoor. Die wordt op nihil gewaardeerd. Daardoor blijft bijvoorbeeld de eerder genoemde vaste telefoon op kantoor onbelast. Andere posten zijn onder meer de OV-kaart en mobiele telefoon (>10% zakelijk gebruik).

Belangrijk is dat de lage- of nihil waardering alleen geldt voor verstrekkingen en niet voor vergoedingen. Dit betekent bijvoorbeeld dat de mobiele telefoon die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt alleen op nihil gewaardeerd wordt wanneer het abonnement op naam van de werkgever staat.

Gerichte vrijstellingen
Voor een aantal zakelijke kosten gaat een gerichte vrijstelling gelden. Deze vallen buiten het forfait. Wanneer de vergoeding/verstrekking bij een kostenpost waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, hoger is dan toegestaan (het voor die post geldende forfait of bedrag overschrijdt), dan valt het meerdere automatisch in het hiervoor genoemde 1,4%-loonsombudget. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: cursussen, zakelijke maaltijden, reiskosten maximaal €0,19 per km., verhuiskosten, studiekosten en extraterritoriale kosten.

Intermediaire kosten
Intermediaire kosten vormen geen loon. Zij zijn niet belast en vallen ook niet in het forfait. Het betreft kosten:
• voor aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren.
• die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (niet met de persoon of het functioneren van de werknemer).

Normeringen en beperkingen
Er gelden geen normeringen en beperkingen meer. Dat betekent dat veel bestaande regels voor vergoedingen en verstrekkingen vervallen. Wanneer bijvoorbeeld een fiets wordt verstrekt of vergoed geldt de grens van €749 niet meer. De €82 voor met de fiets samenhangende zaken vervalt, evenals het vereiste dat de werknemer op minimaal de helft van de werkdagen de fiets voor woon-/werkverkeer dient te gebruiken.

Gebruikelijkheidstoets
Er gaat een gebruikelijkheidstoets gelden. De waarde van aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mag niet in belangrijke mate (> 30%) afwijken van wat bij andere gevallen in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Het zwaartepunt van de bewijslast dat het wel in belangrijke mate afwijkt ligt bij de Belastingdienst.

Voorbeelden
• Flatscreen: is gebruikelijk;
• Fiets voor een werknemer terwijl andere werknemers geen fiets krijgen: is gebruikelijk;
• BV met dga en twee werknemers. De dga krijgt niet-zakelijke verstrekkingen. De werknemers krijgen helemaal geen vergoedingen en verstrekkingen: mogelijk dat de inspecteur hier corrigeert als blijkt dat het bedrijf niet kan aantonen dat de verstrekkingen zakelijk zijn.
• Bedrijf met dga en verder geen werknemers. Salaris van € 250.000 wordt verdeeld in € 100.000 verstrekkingen en vergoedingen en de rest als salaris: is ongebruikelijk.

Brancheinformatie of concrete klachten over een scheve verdeling bij een bedrijf ten opzichte van andere soortgelijke bedrijven kan voor de Belastingdienst aanleiding zijn voor onderzoek.

Loon in natura
Bij de waardering van loon in natura blijft uitgangspunt de waarde in het economische verkeer.

Verder geldt:
• Wanneer iets in rekening is gebracht bij de werkgever: de factuurwaarde (inclusief BTW);
• Producten eigen bedrijf: prijs die aan een derde in overeenkomstige omstandigheden in rekening worden gebracht (consumentenprijs);
• Overig: waarde economisch verkeer (bijvoorbeeld wanneer er voor product eigen bedrijf geen consumentenprijs is).

Een eigen bijdrage van de werknemer komt ook onder de nieuwe regeling in mindering op het belastbare voordeel, maar niet verder dan tot nihil.

Vaste kostenvergoeding
Voor vergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, is zonder onderzoek naar de daadwerkelijke kosten (steekproef) geen vaste kostenvergoeding meer mogelijk. De vaste vergoeding valt dan onder het algemene forfait.

Een vaste kostenvergoeding is niet mogelijk voor intermediaire kosten. Deze kosten vallen buiten het loonbegrip. Dit was al zo, maar de Belastingdienst is tot nu toe akkoord gegaan met het opnemen van deze kosten in een vaste kostenvergoeding. De vraag is of dit onder de werkkostenregeling verandert. Zo ja, dan kunnen de intermediaire kosten op declaratiebasis worden vergoed.

Bestaande afspraken met de Belastingdienst over de vaste kostenvergoeding zijn niet meer geldig onder de werkkostenregeling voor zover zij zien op vergoedingen waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt. Vanwege de vereenvoudiging is het de verwachting dat nieuwe afspraken slechts in beperkte mate nodig zullen zijn.

Wanneer de oude regeling nog wordt voortgezet (zie ‘overgangsregeling’) blijven gemaakte afspraken bestaan. Dit geldt ook indien een werkgever in een jaar de werkkostenregeling toepast en daarna weer de oude regeling. De eerdere afspraken herleven op het moment dat de oude regeling weer wordt toegepast.

Postactieve werknemers
Een beperkt aantal vergoedingen/verstrekkingen aan postactieve werknemers valt onder het forfait. Het betreft de vergoeding bij aanschaf van producten uit eigen bedrijf en verstrekkingen voor zover deze ook worden vergoed/verstrekt aan actieve werknemers (bijvoorbeeld het kerstpakket).

Het is niet de bedoeling dat voor de berekening van het bedrag van de forfaitaire ruimte het loon uit vroegere dienstbetrekking wordt meegeteld. Bij een dga bijvoorbeeld die zowel pensioen- en stamrechtuitkeringen (loon uit vroegere dienstbetrekking) ontvangt als loon uit tegenwoordige dienstbetrekking geldt het forfaitaire percentage van 1,4% niet voor het loon uit vroegere dienstbetrekking. De wettekst wordt hierop nog aangepast.

Toetsperiode
Hoofdregel is dat bij iedere loonperiode getoetst moet worden of het totaal van de vergoedingen/verstrekkingen binnen het 1,4%-budget blijft. Dat betekent dat in de ene maand misschien het budget (de 1,4%-norm) wordt overschreden, terwijl de daaropvolgende maand er juist ruimte overblijft. In de maand waarin bijvoorbeeld naast het reguliere salaris ook vakantiegeld wordt uitbetaald, is er opeens extra 'ruimte' in die maand voor belastingvrije vergoedingen en/of verstrekkingen. Om een dergelijk grillig verloop binnen het kalenderjaar te voorkomen, is het toegestaan om maandelijks via een voorschotsysteem te werken met na afloop van het kalenderjaar een eindafrekening. Als basis voor het maandelijkse voorschot geldt de loonsom van het voorafgaande kalenderjaar. De eindafrekening dient in de eerstvolgende loonperiode na afloop van het kalenderjaar gemaakt te worden.

Overgangsregeling
Werkgevers krijgen de mogelijkheid om voor de jaren 2011, 2012 en 2013 te kiezen voor het huidige regime van vergoedingen en verstrekkingen in plaats van de werkkostenregeling.

Ter financiering van het keuzeregime voor de jaren 2011, 2012 en 2013 geldt voor bedrijven die geen gebruik maken van de werkkostenregeling een plafond voor personeelreizen en personeelsfeesten van €454 per werknemer per jaar.


Disclaimer:
De in deze nieuwsbrief opgenomen informatie is van algemene aard en heeft geen betrekking op specifieke omstandigheden van een bepaald individu of een entiteit. Hoewel deze nieuwsbrief met de grootst mogelijke zorgvuldigheid is opgesteld kunnen wij niet garanderen dat de informatie juist en volledig is en zal blijven. Op basis van dit memorandum dient geen actie te worden ondernomen zonder professionele advisering op basis van een grondig onderzoek van de specifiek van toepassing zijnde situatie.