An independent member of

logoFull Created with Sketch.
July 16, 2019

Automatische administratie; gaat alles écht vanzelf?

Wij krijgen regelmatig vragen over automatische administratiepakketten die je beloven dat alles vanzelf gaat en je altijd realtime de juiste managementinformatie ziet. Maar is dat ook zo? Cloudoplossingen, scan & herkenmogelijkheden en elektronische facturatie zorgen zeker voor veel gemak, maar niet alle processen verlopen volledig vlekkeloos. Hierdoor is ook de automatisch verkregen managementinformatie niet up-to-date. Wat gaat er automatisch en waar moet je als ondernemer op letten? Wij zetten het voor je op een rij.

drs. Harold Klein Swormink RA, Accountant

drs. Harold Klein Swormink RA, Accountant

Hoeveel efficiëntie biedt automatisering?

Echt automatisch elektronisch factureren kan alleen met bestandsuitwisseling (UBL’s), waarbij er sprake moet zijn van uniforme bestandsuitwisseling en waarbij de goedkeuring van de facturen voor betaling, geborgd moet zijn. Maar deze vorm wordt door nog maar weinig leveranciers toegepast. Veel vaker wordt gewerkt met scan & herkenoplossingen. Dit werkt snel en eenvoudig, maar is niet foutloos. Scans worden soms fout overgenomen in de boekhoudapplicatie met het risico van een foutieve betaling.

Ook veel bankmutaties kunnen snel en automatisch worden geboekt. Maar er blijven altijd mutaties die om verschillende redenen niet verwerkt kunnen worden, zoals het ontbreken van een factuur of omdat de betaalde bedragen niet overeenkomen met het factuurbedrag.

Deze geautomatiseerde processen bieden efficiëntie maar handmatige controles blijven nog steeds nodig. Om de kans op fouten te verkleinen, is het belangrijk dat de digitale boekhoudstraat zo goed mogelijk wordt ingericht. Daarvoor is naast boekhoudkundige kennis vooral ook specialistische kennis van software noodzakelijk. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan door de inkoopfacturen per leverancier, over alle administraties heen, te verwerken in plaats van per administratie. Er wordt dan gebruikt gemaakt van een grote database met leveranciers, waardoor je niet elke nieuwe administratie opnieuw hoeft in te richten. Ook om dit goed in richten is specialistische kennis nodig.

Hoe volledig en juist is de managementinformatie?

Vind je het vooral belangrijk dat de realtime managementinformatie ook echt juist en volledig is? Dan zijn er vaak handmatige controles en acties nodig die ten koste kunnen gaan van de efficiency. Voorbeelden hiervan zijn:

Conclusies

Bij Moni bieden we dit wel. Wij combineren Cloudbased Financial Tech oplossingen met de kennis en begeleiding van onze ervaren financiële specialisten, altijd en overal tot jouw beschikking. Wil je hier meer over weten, neem dan vrijblijvend contact op met Harold Klein Swormink, 06-22566259.

MONI TEAM