drs. Harold Klein Swormink RA

Accountant

Accountant
  • 16 juli 19

Automatische administratie; gaat alles écht vanzelf?

 

Wij krijgen regelmatig vragen over automatische administratiepakketten die je beloven dat alles vanzelf gaat en je altijd realtime de juiste managementinformatie ziet. Maar is dat ook zo? Cloudoplossingen, scan & herkenmogelijkheden en elektronische facturatie zorgen zeker voor veel gemak, maar niet alle processen verlopen volledig vlekkeloos. Hierdoor is ook de automatisch verkregen managementinformatie niet up-to-date. Wat gaat er automatisch en waar moet je als ondernemer op letten? Wij zetten het voor je op een rij.

 

Hoeveel efficiëntie biedt automatisering?
Echt automatisch elektronisch factureren kan alleen met bestandsuitwisseling (UBL’s), waarbij er sprake moet zijn van uniforme bestandsuitwisseling en waarbij de goedkeuring van de facturen voor betaling, geborgd moet zijn. Maar deze vorm wordt door nog maar weinig leveranciers toegepast. Veel vaker wordt gewerkt met scan & herkenoplossingen. Dit werkt snel en eenvoudig, maar is niet foutloos. Scans worden soms fout overgenomen in de boekhoudapplicatie met het risico van een foutieve betaling.

Ook veel bankmutaties kunnen snel en automatisch worden geboekt. Maar er blijven altijd mutaties die om verschillende redenen niet verwerkt kunnen worden, zoals het ontbreken van een factuur of omdat de betaalde bedragen niet overeenkomen met het factuurbedrag.

Deze geautomatiseerde processen bieden efficiëntie maar handmatige controles blijven nog steeds nodig. Om de kans op fouten te verkleinen, is het belangrijk dat de digitale boekhoudstraat zo goed mogelijk wordt ingericht. Daarvoor is naast boekhoudkundige kennis vooral ook specialistische kennis van software noodzakelijk. Je kunt zelfs nog een stap verder gaan door de inkoopfacturen per leverancier, over alle administraties heen, te verwerken in plaats van per administratie. Er wordt dan gebruikt gemaakt van een grote database met leveranciers, waardoor je niet elke nieuwe administratie opnieuw hoeft in te richten. Ook om dit goed in richten is specialistische kennis nodig. 

 

Hoe volledig en juist is de managementinformatie?
Vind je het vooral belangrijk dat de realtime managementinformatie ook echt juist en volledig is? Dan zijn er vaak handmatige controles en acties nodig die ten koste kunnen gaan van de efficiency. Voorbeelden hiervan zijn:

 

  • Voor maximaal en juist inzicht moeten de kosten en opbrengsten in de juiste periode worden verwerkt (zogeheten matchingprincipe). Dat is vaak niet de factuurdatum die normaliter gebruikt wordt voor het automatisch boeken.
  • Voor bedrijven zoals bijvoorbeeld horecabedrijven, met omzetcategorieën zoals drank hoog, laag en keukenopbrengsten, moeten facturen voor het juiste inzicht gesplitst in de boekhouding verwerkt worden. Om de marges per categorie te berekenen moeten ook de inkopen gesplitst geboekt worden.
  • Voor het inzicht in de marges op projecten en kostenplaatsen, moeten de daarop betrekking hebbende inkoopfacturen voorzien zijn van een project-, en/of kostenplaatsnummer.
  • Steeds meer ondernemers willen voor het nemen van de juiste beslissingen, beschikken over meer data zoals omzet per FTE, omzet per vierkante meter, gemiddelde besteding per klant etc. 

 

Conclusies

 

  • Maatwerk inzicht in je financiën loopt niet altijd parallel met maximale efficiency. Hoe belangrijk dat voor je is, is een kwestie van een kosten-batenanalyse. Wat levert de extra managementinformatie op aan stuurinformatie die je als ondernemer zou moeten gebruiken om de juiste beslissingen te nemen? Daarbij moet je de waarde van deze managementinformatie zeker niet onderschatten.
  • Menselijke controle en interpretatie blijft wel degelijk nodig en de benodigde expertise verandert van het traditioneel boekhouden naar het optimaal inrichten van de online administratieve processen. Daarvoor zijn specialisten nodig die affiniteit hebben met online systemen en cijfers. Dat biedt lang niet elk administratie- of accountantskantoor! 

 

Bij Moni bieden we dit wel. Wij combineren Cloudbased Financial Tech oplossingen met de kennis en begeleiding van onze ervaren financiële specialisten, altijd en overal tot jouw beschikking. Wil je hier meer over weten, neem dan vrijblijvend contact op met Harold Klein Swormink, 06-22566259.

 

Zoek dichtstbijzijnde locatie

Vul een plaats of postcode in om de dichtstbijzijnde locatie te vinden.