drs. Harold Klein Swormink RA

Accountant

Accountant
  • 19 februari 19

Weg met die administratieve rompslomp, lang leve de digitalisering!

Administratie een noodzakelijk kwaad?
Je wilt met passie bezig zijn met je corebusiness; vaak het belangrijkste element voor succes van je onderneming. Administratie is dan een noodzakelijk kwaad, althans voor veel ondernemers. Echter zonder administratie is het varen op een stuurloos schip.

Hoe hou je het schip dan op koers zonder dat dit frustratie en te veel krachtinspanning oplevert?

Chaos in de administratie!
Bij veel bedrijven is er nog sprake van een papieren inefficiënte administratieve chaos. Zo liep ik enige tijd geleden een directiekamer van een projectorganisatie binnen, waar de stapels papier over de grond bezaaid lagen. Elke per mail binnenkomende inkoopfactuur werd uitgeprint en in diverse postbakjes gelegd van degenen die moesten accorderen. Bovendien kwamen er nog veel inkoopfacturen per post binnen die tevens werden verdeeld over voornoemde postbakjes. Daar bleven ze soms dagen liggen, zodat de administratie niet “up to date” was en aldus de verplichtingen niet tijdig waren geregistreerd. Urenbriefjes werden handmatig ingevuld en bij de projectleiders neergelegd ter accordering. Ook daar bleven ze vaak te lang liggen. Zonder geaccordeerde uren geen inzicht in de projectresultaten en geen uitgaande verkoopfacturen. En zonder tijdige facturatie ontstaat er krapte in de liquiditeiten! Onvoldoende liquiditeiten betekent uiteindelijk het einde van de onderneming.

Voornoemde urenbriefjes werden na accordering op het bureau van de administrateur neergelegd. Deze voerde de geregistreerde uren handmatig in de projectadministratie. Allemaal dubbel invoerwerk! Ook het offertetraject was bijzonder te noemen. De calculatie geschiedde in Excel, de offerte in Word en na acceptatie van de opdracht werden alle gegevens van de offerte over geklopt in de projectadministratie. Niet echt efficiënt!

Oplossingsrichting
Dat begint al met het slechts nog ontvangen van digitale inkoopfacturen van je leveranciers. Niet meer per post dus. Stuur deze leveranciers een mail dat vanaf heden alleen nog digitale facturen betaald worden. De digitalisering kan dan ineens heel snel gaan! Om te voorkomen dat de facturen vervolgens belanden in de algemene vergaarbak van Outlook is het verstandig een speciaal facturen-emailadres aanmaken waarnaar de crediteuren hun facturen kunnen sturen. Het accorderen van facturen kan tegenwoordig eenvoudig digitaal plaatsvinden met een speciaal ingerichte autorisatie-workflow. 1 persoon binnen de organisatie bewaakt een tijdige afwikkeling.

Een urenregistratie kan ook simpel digitaal, waarbij elke tijdschrijver dagelijks zijn uren vastlegt op de diverse projecten of op een indirecte urencode. Autoriseren kan tevens digitaal, waarna projectanalyse en facturatie kan plaatsvinden. Door deze werkwijze wordt dus een dubbele invoer van de uren voorkomen.
Voor offertes zijn er uitstekende CRM-pakketten beschikbaar, waarbij de van belang zijnde offertegegevens tevens worden overgenomen in de projectadministratie. Zo leg je ook deze gegevens overzichtelijk vast in 1 systeem zonder dubbele vastleggingen.

Conclusie
Maak het je zo makkelijk mogelijk door de administratie zoveel mogelijk de digitaliseren en de administratieve processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Veelal is de administratie dan geen noodzakelijk kwaad meer, maar een dankbaar hulpmiddel voor je bedrijfsvoering.

Meer weten? Kijk op www.moni.nl

Zoek dichtstbijzijnde locatie

Vul een plaats of postcode in om de dichtstbijzijnde locatie te vinden.